Ile kosztuje sekretarka AI w 2026? Cennik i pułapki

599 zł miesięcznie brzmi drogo, jeśli obok widzisz 349 zł. Tylko że te dwie liczby nie opisują tego samego: jedna dotyczy minut lub liczby rozmów, druga wizyt w kalendarzu. Poniżej rozkładamy cenniki sekretarek AI na części — tak, żebyś porównywał jednostki, a nie same kwoty.

Ile kosztuje sekretarka AI w Polsce: widełki rynkowe

Publiczne cenniki dostawców AI-recepcji w Polsce mieszczą się zwykle między ok. 349 zł a 2 500 zł miesięcznie; pojedyncze oferty schodzą do ok. 99 zł — sprawdź, co dokładnie obejmują. To przegląd z 21.10.2026 — ceny mogą się zmienić, więc przed decyzją sprawdź aktualny cennik u dostawcy.

Skąd taki rozrzut? Z trzech rzeczy: jednostki rozliczenia (minuty, rozmowy, kontakty albo wizyty), zakresu (sama rozmowa czy też kalendarz, SMS-y i przekierowanie nieodebranych) oraz limitów (co się dzieje po przekroczeniu pakietu). Dlatego pytanie „ile kosztuje sekretarka AI” ma sens tylko z dopiskiem „za co”.

Dla warsztatu liczy się jeszcze coś innego: ile kosztuje wizyta, która faktycznie trafiła do kalendarza. Nie znajdziesz tu nazw dostawców — porównujemy modele rozliczeń, nie marki.

Za co płacisz: kontakt, minuta czy wizyta

«A tak z ciekawości ile "kosztowałoby" pozyskanie telefonu/klienta?» — pytał właściciel warsztatu na Forum-Mechanika (28.01.2026). To pytanie ma sens: cena ma znaczenie tylko wtedy, gdy wiadomo, za co się płaci. Na rynku funkcjonują trzy modele rozliczeń.

Zestawienie własne modeli rozliczeń stosowanych przez dostawców AI-recepcji, stan na 21.10.2026.

Za kontakt płacisz, gdy ktoś zostawi zapytanie: telefon, formularz, wiadomość. To model znany z biur zleceń — kontakt nie jest jeszcze wizytą, a ten sam numer trafia tam często do kilku wykonawców. Płacisz za rozmowę, którą równolegle prowadzi ktoś inny.

Za minutę płacisz za czas rozmowy. Wygląda sprawiedliwie: rozmawiałeś trzy minuty, płacisz za trzy minuty. Kłopot zaczyna się, gdy klient chce wiedzieć więcej — a w warsztacie klient często chce wiedzieć więcej.

Za wizytę płacisz za efekt: potwierdzoną wizytę w kalendarzu. DajTermin rozlicza właśnie tak — 599 zł/mies. zawiera 30 potwierdzonych wizyt, każda kolejna kosztuje 19 zł. Więcej o samym produkcie przeczytasz na stronie recepcji AI dla warsztatów.

Dlaczego cena za minutę bywa pułapką

Model minutowy ma jedną zaletę: łatwo go porównać. Ma też kilka wad, które wychodzą dopiero na rachunku.

Dłuższa rozmowa nie jest lepsza. Klient, który pyta o trzy usterki, termin i cenę części, spędzi na linii kilka minut. W modelu minutowym zapłacisz za każdą z tych minut, choć w kalendarzu może nie pojawić się ani jedna wizyta.

Sezon zmienia rachunek. Wiosna, zmiana opon, urlop — telefony nie rozkładają się równo. W modelu minutowym więcej rozmów oznacza wyższy rachunek, którego nie zaplanujesz z góry.

Limit kończy się w środku miesiąca. Wtedy albo dopłacasz, albo asystent przestaje odbierać do końca okresu. To jedno z pierwszych pytań, jakie warto zadać: co dokładnie dzieje się po przekroczeniu pakietu?

Nie widzisz kosztu wizyty. Cennik mówi o minucie, nie o kliencie w kalendarzu. A właśnie ta druga liczba decyduje, czy oferta się zwraca.

Model minutowy nie jest zły: ma sens, gdy telefony to głównie krótkie pytania o cenę i termin, a chcesz płacić tylko za użycie. Ale w warsztacie, gdzie jedna rozmowa dotyczy trzech napraw, minuta przestaje być przewidywalna.

Co powinno być w cenie sekretarki AI

Zanim porównasz kwoty, sprawdź, co jest w środku. Pytania do każdego dostawcy:

• Czy nieodebrane telefony są przekierowane automatycznie i czy zostajesz przy swoim numerze?
• Czy kalendarz jest dwustronny — wpis u Ciebie blokuje termin także po stronie klienta?
• Czy klient dostaje SMS z linkiem do potwierdzenia oraz przypomnienia 24 h i 2 h przed wizytą?
• Czy asystent zbiera dane do wyceny: marka, model, objaw, rok?
• Czy minuty i SMS-y są w cenie, czy po przekroczeniu pakietu dochodzi opłata?
• Czy wdrożenie i numer telefonu są w abonamencie?
• Czy dostajesz raport: ile telefonów, ile wizyt, ile nieodebranych?
• Czy asystent mówi wprost, że jest AI?

Ostatni punkt nie jest drobiazgiem: Ania przedstawia się jako asystentka AI od pierwszych sekund rozmowy — tak wymaga obowiązek przejrzystości z art. 50 AI Act, stosowany od 2 sierpnia 2026. Klient ma prawo wiedzieć, z kim rozmawia, zanim poda dane i termin.

W DajTermin większość z tych punktów jest w abonamencie, bez dodatkowych opłat za minuty i SMS-y:

Ceny publiczne, stan na 21.10.2026; pełny zakres i warunki — na stronie cennika.

Wdrożenie kosztuje 0 zł i trwa do 24 h. Jeśli przeciągnie się ponad 48 h, pierwszy miesiąc masz gratis. Jak wygląda przekierowanie krok po kroku, opisujemy na stronie jak to działa.

Ile kosztuje administrator w 2026

Porównanie z etatem zaczyna się od kwoty z ogłoszenia, a kończy na tej, którą widzi księgowa. Przykład z MotoFocus (10.04.2026): 5 000 zł na rękę to 6 850 zł brutto, a pełny koszt pracodawcy — ze składkami — to ok. 8 355 zł miesięcznie, czyli ponad 100 tys. zł rocznie.

Źródło danych o wynagrodzeniu i koszcie pracodawcy: MotoFocus, 10.04.2026. Składki są już w kwocie 8 355 zł — nie doliczaj ich drugi raz. Pozostałe pozycje to nasze uwagi, bez wyceny.

8 355 zł to nie pensja, a pełny koszt etatu. Do tego dochodzą koszty, których nie widać na liście płac: zastępstwo, rekrutacja i szkolenie. A dostępność to 8 godzin dziennie — wieczór, weekend i sezon zostają bez obsługi.

Administrator robi jednak więcej niż odbiera telefony: wystawia faktury, zamawia części, wita klientów. Jeśli tego właśnie potrzebujesz, asystent AI tego nie zastąpi. Ale jeśli większość jego dnia to telefon i kalendarz, w przykładzie MotoFocus (5 000 zł na rękę) pełny koszt pracodawcy to ok. 8 355 zł miesięcznie — a 599 zł to ok. 7% tego kosztu.

Kiedy model „za wizytę” się opłaca

Przyjmijmy założenie — nasze, nie rynkowe: średni rachunek w Twoim warsztacie to 300 zł. W naszym modelu to robocizna plus marża na częściach, a nie cały przychód z faktury — nie odejmuj od tego robocizny drugi raz. Wtedy 599 zł abonamentu odpowiada dwóm wizytom, a 799 zł — trzem. To nie obietnica zysku: przed porównaniem podstaw własną wartość i pamiętaj o kosztach stałych. Ale wystarczy, żeby porównać ofertę z ceną wizyty, a nie z ceną minuty.

Jeśli wykorzystasz wszystkie 30 wizyt z pakietu, średnio wychodzi ok. 20 zł za wizytę. Każda wizyta powyżej 30. kosztuje 19 zł.

Kiedy się nie opłaca? Trzy sytuacje: masz w miesiącu kilka wizyt i odbierasz wszystkie telefony; dzwonią głównie klienci po cenę części, a nie po termin; brakuje Ci zleceń, a nie telefonów. W ostatnim przypadku problem jest w marketingu, nie w odbieraniu. Zanim wybierzesz model, sprawdź cennik i zakres pakietów.

Nie każdy nieodebrany telefon to utracona wizyta. Ale według omówienia MotoFocus (10.04.2026; dane z rynku USA, materiał powołuje się na Auto Repair Shop Phone Statistics 2025, Ratchet & Wrench Industry Survey 2025 i PartsTech Report 2025, nie wskazując, który z nich jest źródłem liczby 76%) ponad 76% osób, które się nie dodzwonią, dzwoni do kolejnego serwisu. Twoje nieodebrane połączenia to ruch, który już do Ciebie dotarł — nie musisz kupować go drugi raz.

Dlatego wejście jest małe: pilot 199 zł, zaliczany w pierwszy miesiąc, wdrożenie 0 zł i 24 h. Przez 30 dni działa gwarancja: jeśli przy włączonym przekierowaniu i podanym grafiku nie będzie ani jednej zapisanej wizyty, zwracamy 100% abonamentu.

Jak policzyć zwrot: 3 kroki

Zamiast wierzyć w cudze wyliczenia, policz swoje. Potrzebujesz trzech liczb.

1. Policz telefony. Przez siedem dni zapisuj każde połączenie: ile było, ile nieodebranych i o której godzinie. Notatka w telefonie wystarczy.

2. Oszacuj, ile z nich to wizyty. Nie każdy nieodebrany telefon skończyłby się zleceniem. MotoFocus w swoim przykładzie przyjmuje, że tylko 1/3 nieodebranych rozmów kończy się zleceniem — możesz przyjąć mniej.

3. Pomnóż przez średni rachunek. Przykład: 12 nieodebranych telefonów miesięcznie × 1/3 = 4 wizyty × 300 zł = 1 200 zł robocizny i marży. Abonament 599 zł jest poniżej tej kwoty. To przykład, nie prognoza — Twoje liczby będą inne. Jak policzyć straty z nieodebranych telefonów osobno, pokazujemy w tym artykule.

Formuła: nieodebrane w miesiącu × 1/3 × średni rachunek = odzyskana robocizna i marża.

Po pierwszym miesiącu sprawdź trzy rzeczy: ile rozmów Ania odebrała, ile wizyt jest potwierdzonych i ile kosztowała jedna wizyta (abonament ÷ wizyty). Jeśli koszt wizyty jest wyższy niż Twoja marża na wizycie, model się nie spina — lepiej wiedzieć to po miesiącu niż po roku.